Một số vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn trong hoạt động kinh doanh

Hoá đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ. Vậy nên, trong hoạt động kinh doanh của mình, hoá đơn có vai trò rất quan trọng khi xác định nghĩa vụ thuế hoặc làm cơ sở để thanh toán công nợ giữa các doanh nghiệp với nhau. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thông tin đến Quý bạn đọc một số vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn.

Mẫu hóa đơn GTGT 

 1. Phân biệt “sử dụng hoá đơn, chứng từ không hợp pháp” và “sử dụng không hợp pháp hoá đơn, chứng từ”

          Căn cứ khoản 9, Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về hoá đơn, chứng từ thì việc sử dụng hoá đơn, chứng từ không hợp pháp là:

• Việc sử dụng hoá đơn, chứng từ giả;

• Sử dụng hoá đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng;

• Sử dụng hoá đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hoá đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế;

• Sử dụng hoá đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế (đối với trường hợp sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế);

• Sử dụng hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ có ngày lập trên hoá đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

• Sử dụng hoá đơn, chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ mua hàng hoá, dịch vụ có ngày lập trên hoá đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hoá đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hoá đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hoá đơn, chứng từ không hợp pháp.

Trong khi đó, các doanh nghiệp cũng cần nắm rõ việc sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ để không bị nhầm lẫn, bao gồm những hành vi sau:

• Hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định;

• Hóa đơn tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định;

• Sử dụng hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ);

• Sử dụng hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả;

• Sử dụng hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn;

• Sử dụng hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác;

• Sử dụng hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn) để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra;

• Sử dụng hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ.

2. Các hành vi trên bị áp dụng quy định xử phạt như thế nào?

Các hành vi sử dụng hoá đơn, chứng từ không hợp pháp và sử dụng không hợp pháp hoá đơn, chứng từ đều là những hành vi vi phạm pháp luật và doanh nghiệp có thể bị áp dụng quy định xử phạt hành chính, nhưng nếu thuộc trường hợp được quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 16 và điểm d khoản 1 Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP sẽ không bị áp dụng quy định xử phạt đối với hành vi sử dụng hoá đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hoá đơn, cụ thể là:

• Đối với trường hợp “sử dụng hoá đơn, chứng từ không hợp pháp để hạch toán giá trị hàng hoá, dịch vụ mua vào làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được hoàn, số tiền thuế được miễn, giảm nhưng khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra phát hiện, người mua chứng minh được lỗi vi phạm sử dụng hoá đơn, chứng từ không hợp pháp thuộc về bên bán hàng và người mua đã hạch toán kế toán đầy đủ theo quy định” thì xử lý theo quy định xử phạt hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn: bị phạt 20% số tiền thuế khai thiếu hoặc số tiền thuế đã được miễn, giảm, hoàn cao hơn so với quy định; ngoài ra, người vi phạm còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả như buộc nộp đủ số tiền thuế thiếu, số tiền thuế được hoàn, miễn, giảm cao hơn quy định và tiền chậm nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước, trong trường hợp đã quá thời hiệu xử phạt thì người nộp thuế không bị xử bị theo mức 20% số tiền thuế khai thiếu,.. nhưng vẫn phải nộp đủ số tiền thuế theo thời hạn quy định; và buộc điều chỉnh lại số lỗ, số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ chuyển kỳ sau (nếu có);

• Đối với trường hợp “sử dụng hoá đơn không hợp pháp; sử dụng không hợp pháp hoá đơn để khai thuế làm giảm số thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, số tiền thuế được miễn, giảm” thì xử lý theo quy định định về xử phạt hành vi trốn thuế: người vi phạm có thể bị phạt tiền 01 đến 03 lần số thuế trốn, tuỳ theo tình tiết giảm nhẹ hay tăng nặng theo quy định tại Nghị định này; ngoài ra, người vi phạm còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả như sau: buộc nộp đủ số tiền thuế trốn vào ngân sách nhà nước, trường hợp đã quá thời hiệu xử phạt thì người nộp thuế không bị xử phạt về hành vi trốn thuế nhưng người nộp thuế phải nộp đủ số tiền thuế trốn, tiền chậm nộp tính trên số tiền thuế trốn vào ngân sách nhà nước theo thời hạn quy định và buộc điều chỉnh lại số lỗ, số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ trên hồ sơ thuế (nếu có);

• Bên cạnh đó, căn cứ khoản 1 Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định các hành vi bị xử lý theo quy định xử phạt đối với hành vi sử dụng hoá đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hoá đơn như sau: phạt tiền từ 20-25 triệu đồng đối với hành vi sử dụng hoá đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hoá đơn (trừ trường hợp quy định tại điểm d khoản 1 Điều 16 và điểm d khoản 1 Điều 17 Nghị định này như đã nêu trên) và buộc huỷ hoá đơn đã sử dụng.

3. Một số lỗi mà doanh nghiệp hay mắc phải khi làm hoá đơn, chứng từ cần lưu ý:

• Lập hóa đơn bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ không nằm trong các ngành, nghề đã đăng ký kinh doanh, nhưng không Thông báo cho Cơ quan đăng ký kinh doanh (trừ ngành, nghề có điều kiện);
• Mực sử dụng trên hoá đơn không đúng theo quy định tại khoản 6, 7 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020, bao gồm: không dùng bút mực có màu xanh, dùng bút dễ phai màu.
• Ghi sai hoặc ghi không đúng tên doanh nghiệp, mã số thuế hoặc địa chỉ của doanh nghiệp (bên bán và bên mua);
• Nội dung trên hoá đơn ghi thiếu: ngày tháng năm lập; tên doanh nghiệp; tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ;
• Về chữ ký trên hoá đơn: phải có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền của bên bán ký, không được ký tên bằng con dấu khắc sẵn.

* Tuy nhiên, đối với hóa đơn điện tử, pháp luật vẫn cho phép một số trường hợp không nhất thiết phải đầy đủ nội dung thể hiện trong hóa đơn, bao gồm:

• Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài). Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.

• Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.

• Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.

• Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

• Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

• Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký sốcủa người bán.

• Trường hợp tổ chức kinh doanh hoặc tổ chức không kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không thì chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho các cá nhân của tổ chức kinh doanh, cá nhân của tổ chức không kinh doanh thì không được xác định là hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải hàng không phải lập hóa đơn điện tử có đầy đủ các nội dung theo quy định giao cho tổ chức có cá nhân sử dụng dịch vụ vận tải hàng không.

• Đối với hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

• Đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thể hiện các thông tin liên quan lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa điểm kho xuất, địa điểm nhận hàng, phương tiện vận chuyển. Cụ thể: tên người mua thể hiện người nhận hàng, địa chỉ người mua thể hiện địa điểm kho nhận hàng; tên người bán thể hiện người xuất hàng, địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng và phương tiện vận chuyển; không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.

• Đối với Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý thì trên Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý thể hiện các thông tin như hợp đồng kinh tế, người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa điểm kho xuất, địa điểm kho nhận, tên sản phẩm hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Cụ thể: ghi số, ngày tháng năm hợp đồng kinh tế ký giữa tổ chức, cá nhân; họ tên người vận chuyển, hợp đồng vận chuyển (nếu có), địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng.

• Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

• Hóa đơn doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý là hóa đơn xuất ra theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.

• Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp quốc phòng an ninh phục vụ hoạt động quốc phòng an ninh theo quy định của Chính phủ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính; số lượng; đơn giá; phần tên hàng hóa, dịch vụ ghi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng ký kết giữa các bên.
  

                                              Chuyên gia pháp lý: Phan Trương Bảo Hà

          Như vậy, hoá đơn có vai trò vô cùng to lớn đối với các doanh nghiệp nên cần phải cẩn trọng trong viêc lập hoá đơn; phải đảm bảo tính hợp pháp nhằm tránh các trường hợp vi phạm pháp luật trong lĩnh vực kế toán - thuế như chúng tôi đã nêu trên. Trong trường hợp Quý khách hàng cần Co-op Law tư vấn, hỗ trợ thực hiện các vấn đề về kế toán - thuế nhằm hạn chế các hậu quả pháp lý không mong muốn, vui lòng liên hệ Hotline: 0968.90.96.95 - 0978.90.96.95, đặt lịch hẹn trực tiếp trên trang web: Cooplaw.com.vn hoặc gửi mail cho chúng tôi qua địa chỉ: Info@cooplaw.com.vn để được tư vấn, hỗ trợ miễn phí.