Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Bài viết sau đây sẽ giúp Quý bạn đọc hiểu cụ thể hơn về trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu nước ngoài theo quy định của pháp luật.

1. Cơ sở pháp lý

• Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài 2009 (sửa đổi, bổ sung năm 2017);
• Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05 tháng 12 năm 2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;
• Thông tư 01/2012/TT-BNG của Bộ Ngoại giao ngày 20 tháng 3 năm 2012 hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

1. Các cơ quan có thẩm quyền nhận hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự

• Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao);
• Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (Bộ Ngoại giao);
• Trụ sở của các cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (hiện nay Bộ Ngoại giao đã chính thức ủy quyền tiếp nhận và trả hồ sơ hợp pháp hoá chứng nhận lãnh sự cho cơ quan ngoại vụ của 27 tỉnh, thành phố trên cả nước, cụ thể bao gồm:
  

• Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là cơ quan đại diện ở nước ngoài).

III. Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu nước ngoài theo quy định của pháp luật

1. Ở trong nước

Bước thứ nhất, người đề nghị chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:

• 01 Tờ khai hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu quy định;
• Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực;
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;
• 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch;
• 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này);
• 01 phong bì có dán tem và ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

Bước thứ hai, người đề nghị nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến địa chỉ của Bộ Ngoại giao, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh hoặc cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền gần nhất để cơ quan đó tiếp nhận, xử lý hồ sơ rồi nộp cho Bộ Ngoại giao. Nếu trong hồ sơ có những giấy tờ, tài liệu thuộc diện được miễn hoặc không được chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự thì cơ quan nhận hồ sơ sẽ từ chối tiếp nhận hồ sơ kèm với lý do giải thích. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ, tài liệu được đề nghị hợp pháp hóa có thể yêu cầu người đề nghị xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đó nếu cần thiết.

Bước thứ ba, Bộ Ngoại giao sẽ giải quyết trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, hoặc nếu hồ sơ có từ 10 giấy tờ, tài liệu được đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự trở lên (không phụ thuộc vào số trang của giấy tờ, tài liệu) thì giải quyết trong vòng 05 ngày làm việc.

Bước thứ tư, cơ quan nhận hồ sơ của người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự sẽ trả kết quả hợp pháp hóa lãnh sự trực tiếp tại trụ sở cơ quan theo giấy biên nhận hồ sơ hoặc hồ sơ được gửi trả qua đường bưu điện cho người đề nghị.

2. Ở nước ngoài

Bước thứ nhất, người đề nghị chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:

• 01 Tờ khai hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu quy định;
• Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực;
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
• 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự;
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực.
• 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này);
• 01 phong bì có dán tem và ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

Bước thứ hai, người đề nghị nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến địa chỉ của cơ quan đại diện ở nước ngoài. Nếu trong hồ sơ có những giấy tờ, tài liệu thuộc diện được miễn hoặc không được chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự thì cơ quan nhận hồ sơ sẽ từ chối tiếp nhận hồ sơ kèm với lý do giải thích. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ, tài liệu được đề nghị hợp pháp hóa có thể yêu cầu người đề nghị xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đó nếu cần thiết.

Bước thứ ba, cơ quan đại diện ở nước ngoài sẽ giải quyết trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, hoặc nếu hồ sơ có từ 10 giấy tờ, tài liệu được đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự trở lên (không phụ thuộc vào số trang của giấy tờ, tài liệu) thì giải quyết trong vòng 05 ngày làm việc.

Bước thứ tư, cơ quan nhận hồ sơ của người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự sẽ trả kết quả hợp pháp hóa lãnh sự trực tiếp tại trụ sở cơ quan theo giấy biên nhận hồ sơ hoặc hồ sơ được gửi trả qua đường bưu điện cho người đề nghị.

Trên đây là bài viết tư vấn về trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu nước ngoài theo quy định của pháp luật. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào cần được giải đáp, Quý bạn đọc có thể liên hệ trực tiếp với luật sư, chuyên gia pháp lý của Co-op Law để được tư vấn, hỗ trợ giải quyết miễn phí, nhanh chóng thông qua Hotline: 0968.90.96.95 - 0978.90.96.95, hoặc gửi qua mail: Cooplaw.co@gmail.com xin chân thành cảm ơn.